“Đậu phụ” cho HiPT

Đọc bài viết “Văn phòng điện tử” trên Bó Đũa tháng 8/2012, tôi bất ngờ bởi: “Cấp trên vừa ‘đặt hàng’ nghiên cứu và triển khai mấy ứng dụng như vầy, vẫn còn đương suy nghĩ mà sao báo chí đã ‘vào cuộc’ thế nhỉ? Áp lực ra phết!”. Thực ra, bài báo chỉ là sự trùng hợp ngẫu nhiên và tôi biết cần phải nhanh chóng hoàn tất công việc này.

Ngắm nghía lại HiPT, tôi có cảm giác như một cỗ máy rời rạc, ai làm việc của người nấy theo những quy trình hoặc thói quen đã sẵn có mà không thấy những “bìa đậu phụ” giúp kết nối mọi người và thúc đẩy công việc hiệu quả hơn.

Xuất phát từ ý nghĩ đó, tôi cùng các cộng sự đã nghiên cứu một số ứng dụng phù hợp với thực trạng tại HiPT. Những ứng dụng này sẽ sớm ra mắt các HiPTers và rất mong được mọi người đón nhận.

Hệ thống chat nội bộ.

Đã bao giờ bạn rơi vào tình trạng cần xin ý kiến của một ai đó nhưng liên hệ qua email thì đợi đến… nửa ngày chưa thấy hồi âm. Bạn lại lọ mọ đánh điện cho lễ tân xin số máy lẻ và di động của người ấy, rồi lọc cọc bấm bấm gọi gọi mà mãi không thấy ai nhấc máy, hỏi ra mới biết người cần gặp đang bận họp hoặc không ở Công ty.

Những rắc rối này sẽ được giải quyết khi chúng ta có một hệ thống chat nội bộ. Không giống như Yahoo! Hay Skype, khi truy cập vào hệ thống, bạn lập tức đã có sẵn một friendlist bao gồm toàn bộ đồng nghiệp tại HiPT. Hơn nữa, các tài khoản được sắp xếp theo bộ phận, dễ dàng để tìm kiếm.

Nhìn vào ứng dụng, bạn có thể thấy những ai đang trực tuyến và có thể tiếp chuyện với ta. Khi đó, công việc được trao đổi một cách tức thì, nhanh chóng hơn rất nhiều so với việc sử dụng email hay điện thoại. Với những doanh nghiệp có Chi nhánh như HiPT, ứng dụng này đặc biệt hữu ích bởi bạn có thể tận dụng nó để trao đổi công việc với những đồng nghiệp ở xa. Khi đó, bạn đã giúp công ty tiết kiệm rất nhiều chi phí điện thoại.

Do sử dụng mạng nội bộ, hệ thống chat mang tính bảo mật thông tin cao. Việc trao đổi qua hệ thống cũng giúp người sử dụng lưu lại thông tin, phòng khi cần đến (mà thực ra là rất hay cần đến). Ngoài ra, qua hệ thống, bạn cũng có thể biết những thứ tưởng chừng rất bình thường như địa chỉ email “chính xác” của mọi người, trong trường hợp nhiều người trùng tên nhưng email thì không thể giống nhau.

Tôi cũng đánh giá hệ thống này là một công cụ kết nối bạn bè. Qua chat, người ta có xu hướng thân thiện với nhau hơn dù chưa hề gặp mặt.

Hệ thống Chat nội bộ HiPT được triển khai trên ứng dụng Spark

Yêu cầu dịch vụ hành chính

Rất nhiều khi chúng ta phải yêu cầu các dịch vụ hành chính như: cấp mới/điều chuyển thiết bị, yêu cầu sữa chữa máy móc, yêu cầu mua văn phòng phẩm, yêu cầu tạo máy ảo trên phòng Lab… Việc thực hiện các yêu cầu này khá mất thời gian vì phải trải qua những công đoạn như tìm biểu mẫu yêu cầu, gửi nhiều cấp phê duyệt và gửi cho bộ phận tiếp nhận yêu cầu… Tại HiPT, những công đoạn được thực hiện thủ công, gây tốn thời gian, công sức và đặc biệt là không theo dõi được tình trạng xử lý (ta không kiểm soát được tờ giấy yêu cầu ấy đang được ai xử lý và khi nào sẽ xong).

Ở góc độ của người xử lý các yêu cầu dịch vụ, việc quản lý thủ công gây nhiều bất tiện. Mỗi ngày, bạn tiếp nhận rất nhiều yêu cầu, việc quản lý trên giấy tờ, cập nhật trạng thái xử lý và tổng kết số liệu khá mất thời gian và khó đảm bảo tính chính xác tuyệt đối, thậm chí hoàn toàn có thể xảy ra khả năng bị thất lạc giấy yêu cầu… Và những khi bạn xin nghỉ phép hoặc phải nghỉ đột xuất, việc bàn giao công việc dang dở cũng không đơn giản, người tiếp nhận cũng gặp nhiều khó khăn để thực hiện công việc.

Đã đến lúc HiPT cần một phần mềm quản lý yêu cầu dịch vụ hành chính, có chức năng theo dõi, quản lý những yêu cầu dịch vụ hành chính của CBNV. Quy trình xử lý của phần mềm sẽ như sau:

Bước 1: CBNV đăng nhập vào hệ thống, lựa chọn danh mục cần yêu cầu và nhập thông tin về yêu cầu của mình.

Bước 2: Hệ thống tự động gửi yêu cầu đó cho bộ phận phụ trách danh mục mà người yêu cầu lựa chọn.

Bước 3: Bộ tiếp nhận chuyển yêu cầu đó cho chuyên viên phù hợp xử lý. Trong quá trình xử lý, người tiếp nhận yêu cầu liên tục cập nhật thông tin về tình trạng, tiến độ xử lý. Người tiếp nhận và người yêu cầu có thể trao đổi trực tiếp với nhau qua hệ thống để giải quyết những vướng mắc trong việc xử lý như cần bổ sung thêm thông tin hay cần tham khảo ý kiến của người yêu cầu…

Bước 4: Yêu cầu sau khi được xử lý hoàn tất sẽ được “đóng” lại và lưu vào hồ sơ.

Rõ ràng, phần mềm này đẩy nhanh thời gian xử lý yêu cầu của cả người yêu cầu và người tiếp nhận. Nhưng quan trọng nhất là mỗi người đều theo dõi được tiến độ và can thiệp được vào công việc một cách thuận tiện, khoa học.

Quản lý nghỉ phép

Quy trình xin nghỉ phép hiện tại của HiPT cũng được thực hiện thủ công. Người xin nghỉ gửi đơn tới cán bộ nhân sự, thông tin trong đơn được lưu lại trên một file Excel. Cách quản lý hiện tại khiến cho mỗi CBNV không tự biết được mình đã nghỉ bao nhiêu ngày phép nếu không hỏi cán bộ nhân sự. Và việc quản lý thủ công cũng dẫn đến nhầm lẫn, sai sót nếu làm thất lạc đơn từ hoặc khi file Excel bị thay đổi ngoài ý muốn.

Việc xin nghỉ phép bằng giấy tại HiPT sẽ sớm được thay thế bằng phần mềm. Quy trình xin phép trên phần mềm như sau:

Bước 1: Nhân viên gửi yêu cầu xin nghỉ phép lên hệ thống

Bước 2: Quản lý trực tiếp xác nhận cho phép hay không cho phép nhân viên đó nghỉ.

Bước 3: Ban Tổ chức nhân sự kiểm tra thông tin (thời gian, số ngày, lý do nghỉ phép…) và xác nhận yêu cầu. Những thông tin này được sử dụng để tính lương tháng nếu ngày nghỉ ảnh hưởng đến lương.

Như vậy, phần mềm xin nghỉ phép giúp CBNV thuận tiện hơn trong việc xin nghỉ và theo dõi được số ngày phép còn lại trong năm của mình. Với người quản lý, việc nắm được kế hoạch nghỉ phép của tất cả nhân viên trong bộ phận giúp sắp xếp và lên kế hoạch công việc một cách hiệu quả, phòng tránh những rủi ro đến từ thiếu nhân sự. Phần mềm cũng giúp cho Ban Tổ chức nhân sự theo dõi được ngày nghỉ phép của nhân viên để tính lương tháng, tránh gặp phải những sai sót do thực hiện thủ công.

Và còn rất nhiều những ứng dụng tiện ích khác đang tiếp tục được nghiên cứu để triển khai tại HiPT. Nếu gặp bất kỳ vấn đề vướng mắc nào trong các hoạt động tại HiPT và bạn thấy cần phải có phương án giải quyết, vui lòng liên hệ với TT Phát triển kinh doanh qua địa chỉ email: ideas@hipt.com.vn hoặc máy lẻ: 213. Chúng tôi sẽ nỗ lực giải quyết vấn đề đó cùng bạn!

Vừng Bố