MDF: “Cái khó ló cái… khôn”

MDF (Marketing Development Fund) là những chương trình sử dụng “quỹ dành cho các hoạt động phát triển kinh doanh” của hãng cấp cho những đối tác lớn. Hãy cùng Bó Đũa trò chuyện với chị Đoàn Thị Thu Thanh (Chuyên viên Quan hệ đối tác, Phòng Kế hoạch kinh doanh và Quan hệ đối tác) về cách thức để đạt được MDF và chia sẻ của chị Nguyễn Hoàng Quỳnh Hương (Trưởng Bộ phận Quan hệ công chúng) về sự tham gia của nhóm trong những chương trình này.

Phần I: Xin quỹ và giải ngân

PV: Chào chị Thanh! Được biết hiện tại, HiPT đang chuẩn bị cho rất nhiều sự kiện sử dụng MDF sẽ diễn ra trong thời gian tới.

ThanhĐTT: 2013 có thể được coi là năm bội thu MDF của HiPT, khi mà chỉ trong 06 tháng đầu năm, HiPT đã “gặt hái” được vài chục nghìn đô-la Mỹ. So với số tiền MDF ít ỏi và rải rác của những năm trước thì đây là một con số khá đáng kể. Hiện đang là tháng cao điểm với rất nhiều sự kiện đang… “xếp hàng”, chờ được tổ chức bởi MDF cần phải được giải ngân trong thời gian quy định của hãng.

PV: Chị có thể kể tên các “đại gia” rót MDF cho HiPT?

ThanhĐTT: Đầu bảng phải kể đến IBM, sau đó là HP và Cisco. Năm 2013 đánh dấu sự trở lại của các hoạt động hợp tác tăng cường giữa HiPT và IBM nên quỹ MDF mà hãng dành cho HiPT cũng nhiều hơn. Thỏa thuận Special Business Partner (SBP) ký kết tháng 10/2012 với “người khổng lồ IBM” đều đặn mỗi quý đem đến cho HiPT một khoản MDF nhất định. Đơn cử như quý I/2013, HiPT nhận được 4,500 USD để thực hiện chương trình khảo sát qua thư tín và trực tuyến về nhu cầu của khách hàng đối với các sản phẩm và dịch vụ của IBM, đồng thời quảng bá năng lực cung cấp của HiPT.

Cũng trong quý I/2013, với kế hoạch kinh doanh khả thi, HiPT xuất sắc nhận được một khoản MDF trị giá 10,000 USD. Phải nói thêm rằng, trong lần “rót quỹ” này, HiPT mặc dù là Tier 2 (đại lý cấp 2) nhưng đã giành được số tiền tài trợ ngang hàng với các Tier 1 (đại lý cấp 1) của IBM.

2013 cũng là năm ghi nhận việc nguồn MDF của HP về lại với HiPT sau nhiều năm vắng bóng. Hiện tại, HiPT đang sở hữu khoảng 10,000 USD từ 3 khoản MDF nhỏ. Số tiền này có được từ kết quả kinh doanh của HiPT đã vượt mức doanh số đề ra với HP ở sản phẩm ESSN và dịch vụ Service One. 

Một sự kiện MDF do IBM tài trợ

PV: Vậy các hãng có quy định như thế nào cho việc cấp và sử dụng MDF?

ThanhĐTT: Với HP, để nhận được quỹ, đối tác phải đạt doanh số thực tế lớn hơn hoặc bằng 100% doanh thu cam kết. Số tiền MDF sẽ được tính toán theo công thức riêng và việc sử dụng quỹ phải theo nguyên tắc 70-30. Tức là với tất cả các hoạt động, HP sẽ thanh toán 70% chi phí, phần còn lại do đối tác chi trả. Với chính sách này, HP mong muốn thấy định hướng kinh doanh lâu dài của đối tác cũng như sự đầu tư nghiêm túc của đối tác vào các sản phẩm/dịch vụ của HP. Do vậy, việc phê duyệt kế hoạch sử dụng MDF của HP khá nghiêm ngặt, các hoạt động phải có chi phí phù hợp và bảo đảm cân bằng giữa marketing và đào tạo, giữa thúc đẩy kinh doanh và phát triển năng lực chuyên môn.

IBM có rất nhiều loại MDF để hỗ trợ đối tác thúc đẩy kinh doanh. Hiện HiPT đang có 2 nguồn chính là Special Business Partner (SBP) và Reseller Growth Fund (RGF). IBM thanh toán 100% chi phí cho đối tác.

Khác với IBM và HP, Oracle không có chính sách cụ thể về MDF cho đối tác. Hãng sẽ tài trợ một phần chi phí cho các hoạt động thúc đẩy kinh doanh, căn cứ trên đề xuất của đối tác với hãng tại thời điểm phát sinh nhu cầu.

PV: Vậy quy trình để giải ngân một MDF thông thường như thế nào?

ThanhĐTT: Đầu tiên, Phòng KHKD&QHĐT chịu trách nhiệm tiếp nhận thông tin từ hãng, thông báo MDF kịp thời tới các bộ phận trong Công ty để các bộ phận đề xuất kế hoạch sử dụng MDF. Sau đó, Phòng sẽ tổng hợp các ý kiến và trình Ban Lãnh đạo những phương án khả thi. Khi nhận được kế hoạch khung từ Bộ phận Quan hệ công chúng, Phòng sẽ liên hệ lại với hãng để xin phê duyệt.

Sau khi được hãng phê duyệt kế hoạch, Phòng sẽ phối hợp với các bộ phận liên quan như: kinh doanh, kỹ thuật và Quan hệ công chúng để xây dựng nội dung cụ thể, lập kế hoạch và tổ chức chương trình.

PV: Việc “giải ngân” MDF thường gặp những vấn đề khó khăn nào, thưa chị?

ThanhĐTT: Việc giải ngân quỹ MDF có khá nhiều vấn đề “khó” và “hóc”. Đó là vừa làm sao tuân thủ được quy định của hãng, lại vừa phải phù hợp với nhu cầu kinh doanh thực tế của HiPT. Thế nên, chúng tôi luôn cần sự hỗ trợ, giúp đỡ của các anh, chị đồng nghiệp dày dặn kinh nghiệm và chuyên môn để đưa ra được những kế hoạch “tiêu tiền” sáng suốt, đúng phương châm “Có tiền là phải tiêu – Tiêu là phải hiệu quả”. Để giải ngân được số tiền tạm gọi là “khổng lồ” từ MDF, sự phối hợp chặt chẽ giữa Phòng KHKD&QHĐT và các đơn vị liên quan như kinh doanh, kỹ thuật, Quan hệ công chúng… là yếu tố không thể thiếu.

Mọi công việc từ khâu chuẩn bị đến kết thúc đều phải thực hiện khẩn trương và chính xác bởi lẽ mỗi giai đoạn lại có một deadline và quy trình. Sau mỗi sự kiện, chúng tôi là đầu mối hoàn tất các thủ tục thanh toán với hãng. Công việc tuy đơn giản nhưng nhiều rủi ro, chỉ một sơ suất nhỏ cũng có thể dẫn đến việc bị hãng từ chối thanh toán toàn bộ chi phí.

PV: Vậy có khâu nào mà chị cho là “khổ qua” nhất trong tất cả quá trình trên?

ThanhĐTT: Trong tất cả các công đoạn thì việc lập kế hoạch giải ngân là… gian nan nhất. Để có căn cứ thuyết phục hãng phê duyệt, kế hoạch của HiPT phải thật khả thi và được gửi đi kịp thời điểm. Trong khi, từ lúc e-mail thông báo được gửi đi thì “sự im lặng” tưởng chừng như dài cả thế kỷ bởi không có anh “yêu-kỹ-kinh” nào (anh “yêu” kinh doanh và kỹ thuật) phản hồi thư “em” cả. Chỉ đến khi chuyên viên QHĐT “nhắc khéo” về thời hạn chót-như-quả-nhót thì các kế hoạch mới tả xung hữu đột ùa về đầy ắp hòm thư. Mỗi lần như vậy đau tim lắm.

PV: Cảm ơn những chia sẻ của chị và xin chúc HiPT gặt hái được thật nhiều MDF của các hãng. Sau đây, xin mời độc giả cùng theo dõi những chia sẻ của một trong những bộ phận hỗ trợ giải ngân MDF.

Chị Nguyễn Hoàng Quỳnh Hương (Trưởng Bộ phận Quan hệ công chúng – PR):

Năm 2013, PR bắt đầu tham gia sâu vào hoạt động marketing từ nguồn kinh phí của các hãng và công việc này cũng bắt đầu phải đáp ứng nhiều “thủ tục” hơn, từ chính sách của hãng đến quy trình tổ chức sự kiện, quy trình truyền thông đối ngoại của HiPT và cả quy trình cung ứng của bên thứ ba (nếu bắt buộc). Riêng trong quý II và III, Nhóm tham gia thực hiện 06 chương trình sử dụng quỹ của IBM và HP với tổng trị giá gần 30.000 USD. Hiểu nôm na thì việc này gọi là “mỡ rán mỡ”, dùng tiền của hãng để vừa quảng cáo cho đôi bên, vừa tiến hành các chương trình chăm sóc khách hàng của HiPT.

Về phần công việc của PR, sau khi được Ban Lãnh đạo duyệt về phương thức sử dụng quỹ, Phòng KHKD&QHĐT sẽ gửi yêu cầu cho PR xem xét thực hiện. Các phần việc liên quan đến hãng do Phòng KHKD&QHĐT thực hiện, phần liên quan đến chương trình thực tế và làm việc với bên thứ ba do PR phụ trách. Thông thường, PR sẽ xây dựng khung chương trình khả thi và chi tiết, từ kinh nghiệm sẵn có hoặc đàm phán mới để dựng nên các báo giá và luôn phải bảo đảm mọi khoản chi đều có hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định của hãng.

Sau khi chương trình và dự trù kinh phí đã được duyệt, PR triển khai các công việc thực tế (đặt dịch vụ, thiết kế, gửi thư, xác nhận khách hàng…) và theo sát chương trình cho tới khi kết thúc. Tùy từng loại quỹ mà hãng sẽ chỉ định bên thứ ba (công ty tổ chức sự kiện riêng của hãng) hoặc cho phép HiPT trực tiếp thực hiện, trong đó có việc tạm ứng chi phí. Sau chương trình, Nhóm sẽ thu thập hóa đơn, chứng từ để chuyển toàn bộ cho Phòng KHKD&QHĐT hoặc bên thứ ba để hoàn thiện hồ sơ thanh toán với hãng. Thông thường, khi hồ sơ được hãng duyệt xong thì tiền sẽ được chuyển về HiPT hoặc bên thứ ba trong vòng 65 ngày.

Trong tất cả các công đoạn, cho dù là việc xin kinh phí hay xin duyệt thanh toán, hồ sơ của HiPT đều phải thể hiện được tính khả thi và hiệu quả của chương trình, thể hiện ở: chọn loại chương trình marketing phù hợp, đối tượng khách hàng và sản phẩm quảng bá phù hợp, doanh số tiềm năng có thể mang lại sau chương trình…

Nhiều lần làm việc với hãng, tôi cũng học được cách dựng báo giá theo kiểu “họa vân hiển nguyệt” và sự tỉnh táo phân thân để tránh… gửi nhầm tài liệu (khiếp vía vì đã có một lần gửi nhầm, suýt nữa thì gây họa). Tôi cũng rèn được sự linh động để xây dựng chương trình theo “gu” của từng đối tác, kỹ tính hơn khi duyệt các sản phẩm thiết kế và cả kỹ năng “ép dầu ép mỡ” nhà cung ứng đến mức nhận được phản hồi: “Hix hix, làm với chị xong lần này, cả bên xe với bên khách sạn, họ khiếp em”.

Trong công việc, tôi rất thích một anh LinhNT chu đáo, một NgọcVT cẩn thận, một ThanhĐTT chắc chắn và hơi… láu cá. Tôi cũng có thêm một người bạn mới – một cô bé (nhí nhảnh) làm việc bên nhà cung ứng, người luôn sát cánh cùng tôi trong các chương trình với IBM, vẫn thường gọi tôi là “Chị yêu quý ơi!” cho dù bị tôi “bắt nạt” không biết bao lần. Và nếu có ai bảo rằng: “Hết 186 rồi, hết bận rồi nhỉ!” thì tôi xin trả lời ngay rằng: “Đời không như mơ” cho khỏi… oan uổng.

(Còn tiếp)

Kính mời độc giả theo dõi “Phần II: Khi tôi chạy MDF” trên số Bản tin Bó Đũa tháng 8/2013.