Những điều chưa biết về Hệ thống Quản trị thông tin nội bộ

Hệ thống Quản trị thông tin nội bộ (QTTTNB) phân hệ Báo cáo công việc cá nhân đã chính thức đưa vào áp dụng tại HiPT từ 01/3/2016, song không phải ai cũng hiểu nguyên do vì đâu mà hệ thống được đưa vào áp dụng thực tế và trong tương lai các phân hệ khác sẽ được phát triển như thế nào. Mời độc giả cùng phóng viên Bản tin nội bộ theo dõi chia sẻ của Phó TGĐ Phúc-HT và cuộc phỏng vấn nóng với Phó TGĐ Phúc-HT (Phụ trách dự án) và anh Dương-NT (Trưởng phòng PTSP số 2, PM dự án) để hiểu hơn về dự án này.

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QTTTNB LÀ NHIỆM VỤ CẤP THIẾT!

Anh Hoàng Thanh Phúc – Phó TGĐ chia sẻ về việc cần thiết phải đưa hệ thống QTTTNB phân hệ Báo cáo công việc cá nhân vào áp dụng trong thực tế công việc tại HiPT.

Nhu cầu thông tin nhanh, chuẩn xác, dễ dàng tổng hợp và phân tích là nhu cầu tất yếu hiện nay của tất cả các tổ chức, doanh nghiệp và HiPT cũng không nằm ngoài xu hướng đó. Có lẽ ít ai ở bên ngoài HiPT có thể tin được rằng đã hơn 20 năm hoạt động trong lĩnh vực CNTT, triển khai các dự án lớn nhỏ cho đủ mọi đối tượng khách hàng khác nhau nhưng việc ứng dụng CNTT vào hoạt động của chính mình thì chúng ta vẫn dừng lại ở mức cực kỳ khiêm tốn. Phần lớn các hoạt động quản lý, vận hành vẫn “trông cậy” vào bộ ứng dụng tin học văn phòng của Microsoft là chính.

Trước thực trạng đó, Ban Tổng Giám đốc nhận thấy nhất thiết phải xây dựng một hệ thống QTTTNB. Mục tiêu lớn nhất của hệ thống này là nhằm cung cấp một công cụ trợ giúp cho các hoạt động chính của các thành viên trong Công ty được tốt hơn, thuận tiện hơn, có thể đo lường được, các thông tin thu thập được là cơ sở để quản lý các cấp tổng hợp, phân tích, đánh giá nhằm đưa ra những kết luận, quyết định, định hướng chính xác hơn, kịp thời hơn…

Theo dự kiến, Hệ thống QTTTNB sẽ được xây dựng trên cơ sở các quy trình nghiệp vụ chính mà HiPT đang thực hiện hàng ngày, cụ thể như: Quy trình bán hàng; Quy trình đấu thầu; Quy trình mua hàng; Quy trình triển khai… Việc triển khai hoàn thiện hệ thống sẽ mất khá nhiều thời gian bởi nhiều lý do khác nhau. Chính vì vậy, Ban Tổng Giám đốc đã quyết định triển khai từng phần của hệ thống, trước mắt là phân hệ Báo cáo công việc hàng ngày được đưa vào sử dụng chính thức từ ngày 01/03/2016 với thời gian thử nghiệm đến hết 31/03/2016. Kể từ 01/04/2016, Công ty sẽ ban hành chế tài xử phạt đối với các trường hợp vi phạm chế độ báo cáo theo quy định của Công ty.

Anh Dương-NT

PV: Chào anh Dương, hệ thống QTTTNB phân hệ Báo cáo công việc cá nhân đã đưa vào áp dụng tại HiPT được gần 01 tháng. Là PM của dự án này, anh có thể chia sẻ để độc giả Bó Đũa hiểu sâu hơn về dự án được không

Anh Dương-NT: Nhất trí thôi, tôi rất sẵn lòng!

PV: Cảm ơn anh đã luôn mở lòng chia sẻ thông tin. Tôi xin phép được đi vào chủ đề chính. Hệ thống QTTNB có phải là hệ thống do HiPT tự xây dựng không, thưa anh?

Anh Dương-NT: Hệ thống QTTTNB phân hệ Báo cáo công việc là sản phẩm do HiPT tự thiết kế và xây dựng. Trong thời gian tới, khi đi vào triển khai các phân hệ khác liên quan nhiều đến quy trình nghiệp vụ thì đội dự án đang xem xét khả năng đưa vào sử dụng giải pháp ActiveFlow Workflow Engine (hãng Kaisha TEC, Nhật Bản) để phục vụ cho các chức năng liên quan đến quản lý quy trình nghiệp vụ. Đây cũng chính là giải pháp mà Trung tâm Phần mềm đã sử dụng để triển khai thành công dự án Xây dựng các dịch vụ công của cơ quan Bộ Tài chính theo Quyết định số 1605/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

PV: Đội dự án có bao nhiêu thành viên và nhiệm vụ của các thành viên là gì thưa anh?

Anh Dương-NT: Theo quyết định thành lập dự án, đội dự án có 10 thành viên (trên giấy). Đội dự án chia làm 2 nhóm gồm nhóm Nghiệp vụ và nhóm Kỹ thuật. Nhóm Nghiệp vụ có nhiệm vụ chính là phân tích yêu cầu của người dùng, phân tích, thiết kế các chức năng. Còn đội Kỹ thuật có nhiệm vụ lập trình, xây dựng hệ thống. Tuy nhiên, trong thực tế kể từ khi có quyết định thành lập đến nay đội dự án lúc nhiều nhất có 5 thành viên, tỷ lệ thời gian mà mỗi thành viên dành cho dự án chỉ khoảng 20% – 30% vì họ còn phải kiêm nhiệm nhiều dự án khác.

PV: Hệ thống được xây dựng trong thời gian bao lâu và trải qua bao nhiêu giai đoạn?

Anh Dương-NT: Dự án được bắt đầu giai đoạn I từ đầu năm 2015, kết quả của giai đoạn này là đã hoàn thành hoạt động khảo sát, sơ bộ đề xuất giải pháp và phương án triển khai. Cuối năm 2015 dự án chính thức có quyết định chuyển sang giai đoạn II với các hoạt động cụ thể là xây dựng và triển khai các phân hệ của hệ thống QTTTNB với mục tiêu phải đưa ra được sản phẩm phần mềm có thể sử dụng được.

Theo kế hoạch, hệ thống sẽ được xây dựng theo hình thức cuốn chiếu có nghĩa là khi hoàn thành xong việc xây dựng một phân hệ nghiệp vụ, sẽ đưa vào vận hành thử nghiệm để thu nhận các ý kiến góp ý của người sử dụng. Từ các góp ý đó nhóm dự án sẽ chỉnh sửa cho phù hợp và đưa vào áp dụng chính thức. Mục tiêu trong năm 2016 sẽ đưa được các phân hệ nghiệp vụ đã được khảo sát ở giai đoạn I thành các phân hệ phần mềm để sử dụng, phục vụ cho hoạt động vận hành của công ty.

PV: Phân hệ báo cáo công việc hàng ngày đã được đưa vào áp dụng từ 01/3/2016, nhóm dự án có nhận được nhiều phản hồi không? Anh đánh giá các phản hồi đó như thế nào?

Anh Dương-NT: Từ khi đưa phân hệ báo cáo ứng dụng vào thực tế tại HiPT, đội dự án đã nhận được rất nhiều góp ý, phản hồi của các thành viên. Các ý kiến được nhóm dự án thu thập trên tất cả các kênh nhận phản hồi của người sử dụng, bao gồm hòm thư góp ý qlttnb@hipt.com.vn, ý kiến gửi email trực tiếp, trao đổi trực tiếp với tôi và các thành viên của đội dự án, các ý kiến ghi nhận qua các cuộc họp, các buổi đào tạo, các ý kiến bình luận từ facebook trên trang chủ của phân hệ báo cáo công việc. Theo đó, tính đến thời điểm hiện tại đội dự án đã nhận được khoảng gần 100 ý kiến góp ý, yêu cầu chỉnh sửa, phát triển thêm các tính năng, tiện ích mới phục vụ người sử dụng tốt hơn. Đa phần các ý kiến phản hồi đều rất thiết thực, đội dự án đã tiến hành phân loại các yêu cầu của người sử dụng, sắp xếp theo mức độ quan trọng ưu tiên thực hiện để chỉnh sửa. Tất nhiên, ngoài những ý kiến đóng góp tích cực của người dùng, đội dự án cũng nhận được không ít “gạch đá”, chắc sắp đủ để xây tầng 6 cho tòa nhà HiPT rồi.(Cười)

PV: Nhiều CBNV cho rằng việc báo cáo công việc hàng ngày trên Hệ thống tốn khá nhiều thời gian khi phải vừa giao/nhận việc qua email vừa phải thực hiện trên hệ thống. Anh nghĩ sao về vấn đề này?

Anh Dương-NT: Email là kênh giao tiếp mà qua đấy người dùng có thể thực hiện trao đổi thông tin, trong đó có thông tin giao việc và báo cáo công việc. Phân hệ Báo cáo công việc cũng là một kênh giao tiếp nhưng được cung cấp các tính năng, tiện ích phục vụ trực tiếp cho việc phân công giao việc, báo cáo và kiểm soát báo cáo công việc nên thông tin sẽ tập trung hơn trên email.

Trung tâm Phần mềm đã bắt đầu chuyển hình thức giao việc, báo cáo công việc truyền thống qua email sang sử dụng trên hệ thống Báo cáo công việc cá nhân. Các Giám đốc Kinh doanh đi gặp khách hàng, thay vì mở email để xem báo cáo công việc thì có thể mở hệ thống Báo cáo công việc để xem báo cáo, phê duyệt, phân công giao việc,… chắc chắn là chuyên nghiệp hơn và có chút công nghệ “nguy hiểm” hơn so với việc check email. Nhân tiện, cán bộ đó có thể khoe luôn với khách hàng rằng “Tôi đang Báo cáo công việc trực tuyến trên hệ thống của công ty”, biết đâu khách hàng thích lại bán được luôn cũng nên (Cười). Đó cũng là một cái cớ để khoe, bởi không lẽ lại khoe với khách hàng là công ty tôi có hệ thống mail!?

PV: Cũng có ý kiến cho rằng việc đưa Hệ thống vào áp dụng thực tế khi vẫn còn nhiều điểm chưa được hoàn thiện là không nên. Cá nhân anh đánh giá như thế nào?

Anh Dương-NT: Một đài truyền hình trước khi phát sóng chính thức một kênh họ cũng phải có thời gian phát sóng thử nghiệm để ghi nhận các ý kiến của người xem rồi cải tiến, nâng cấp cho phù hợp. Hoặc dẫn chứng một ví dụ thực tế hơn là có khá nhiều cặp đôi trước khi kết hôn cũng chọn phương án trải qua thời gian “sống thử” để xem có phù hợp với người bạn đời của mình hay không.

Không có hệ thống phần mềm nào hoàn hảo, đáp ứng được mọi nhu cầu của người sử dụng ngay từ lúc ra mắt, ngay như hãng Microsoft cho ra đời phần mềm Office từ vài thập kỷ nay nhưng vẫn luôn tiếp tục cải tiến các tính năng, tiện ích mới để phục vụ người dùng qua việc ra mắt các phiên bản mới. Vì vậy việc đưa hệ thống vào áp dụng thực tế và cải tiến dần theo tôi là hoàn toàn phù hợp và cần thiết. Trong thời gian sắp tới với các phân hệ nghiệp vụ còn lại của hệ thống QTTTNB cũng sẽ được triển khai theo hình thức vừa sử dụng, vừa nâng cấp để đưa ra được một sản phẩm tốt nhất phù hợp với đa số yêu cầu của người sử dụng.

PV: Vậy định hướng phát triển của Hệ thống QTTTNB trong thời gian tới là gì?

Anh Dương-NT: Như đã trao đổi phía trên, Hệ thống QTTTNB sẽ được hoàn thiện từng bước theo từng phân hệ và đưa vào triển khai áp dụng thí điểm các phân hệ mới, sau đó điều chỉnh cho phù hợp rồi áp dụng vào thực tế. Định hướng xa trong tương lai sẽ phát triển Hệ thống thành một giải pháp phần mềm đóng gói có thể áp dụng cho nhiều doanh nghiệp khác chứ không chỉ đơn thuần áp dụng riêng cho HiPT. Biết đâu, hệ thống cũng sẽ có cơ hội trở thành một sản phẩm thương mại của HiPT, mang đi bán được cho khách hàng.

PV: Anh có thể chia sẻ thêm những câu chuyện vui xung quanh việc xây dựng Hệ thống QTTTNB?

Anh Dương-NT: Chuyện vui à, mấy hôm nay bận sửa chương trình chưa có nhiều chuyện vui lắm. Nhưng ở đợt đào tạo hướng dẫn sử dụng phân hệ Báo cáo công việc ấy, tôi xem trên máy đào tạo thì có nhiều sếp thực hành giao việc luôn, có bác thì phân công cho nhân viên dự đoán chiều nay nên đầu tư vào cái gì để có lời ngay và luôn, bác thì báo cáo đã đi mua xong mấy trăm lít rượu để đi khách… Mong là bây giờ khi đã áp dụng chính thức rồi, mọi người sử dụng nhiều, tạo thành thói quen thường xuyên áp dụng vào các công việc thực tế, từ việc nhỏ nhất cũng thực hiện báo cáo trên hệ thống. Nếu được như vậy thì đó thực sự là một niềm động viên, khích lệ tinh thần lớn cho đội dự án tiếp tục xây dựng tiếp các phân hệ của hệ thống trong tương lai.

PV: Vâng, tôi cũng xin chúc những kỳ vọng của anh đều trở thành hiện thực! Hy vọng rằng sau quá trình thử nghiệm, hệ thống sẽ ngày một hoàn thiện hơn để phục vụ tốt nhất cho nhu cầu thông tin thông suốt của Công ty. Chúc đội dự án khỏe để sẵn sàng và không ngại “fix” lỗi! Cảm ơn anh đã dành thời gian chia sẻ thông tin về dự án!